فن التعامل مع البريد الإلكتروني
عبدالله بن علي - الدمام
تحرص الشركات المتقدمة على تطوير مهارات موظفيها لعلمها أن هذا ينعكس على أدائهم ايجاباً وبالتالي ستزيد الإنتاجية. ومن مهارات التعامل اليومية المراسلات والتي تأخذ أشكالاً كثيرة ومن أهمها “البريد الإلكتروني”.
البريد الإلكتروني يوثق المراسلات ويختصر المسافات، ومن خلال ذلك تتمكن الإدارة من تطوير نظام الاتصالات ومن فوائد ذلك:
* المحافظة على الوقت.
* إنهاء المهمة المطلوبة بسرعة.
* تتبع العمليات ومعرفة الخطوات التي مرت بها وتصحيح ذلك إن وجد.
* حماية الموظف ومعرفة سبب التأخير إن وجد ومكافأة الموظف المبادر المنجز في الوقت.
أهم المواضيع المتعلقة بالمراسلات الداخلية:
* الموضوع:
- تأكد من شرحك للموضوع بطريقة تكفي لتوفير المطلوب ولا تفترض أن المستقبل للرسالة يفهم ماتريد مباشرة.
- أرفق كل الملفات المتعلقة بالموضوع والتي سيتم الحديث حولها أو تلك النماذج التي يطلب تعبئتها.
- رتب أفكارك بعناية مع مراعاة التسلسل الزمني وطبيعة الموضوع.
* الشخص المخاطب:
- تخصص الرسالة إلى الشخص المعني فقط “خانة إلى”، وفي حال الحاجة إلى مخاطبة آخرين بنفس المستوى يتم إدراجهم معاً في خانة “إلى”.
- الموظفين المدرجة أسمائهم في “نسخة” يطلعون على الرسالة وغالباً لايقومون بأي تصرف تجاهها مالم يستدع الأمر الرد في أضيق الحالات، بمعنى آخر نوع من “للمعلومية”.
- لا تدرج أسماءً لا علاقة لها بالموضوع فهذا يشتت المستقبل وقد يشتت المرسل في التعامل مع المداخلات وقد يؤدي إلى ضياع أو تأخير المهمة.
- حافظ على وقتك ووقت الزملاء ولا ترسل رسالة إلا لسبب يقتضي الارسال.
* المرفقات:
- حين تكون المراسلات متعلقة بملفات يتم تكرار إرسالها فاحرص على التحقق من إرسال النسخة الأخيرة من الملفات لضمان عدم وجود نقص في المتطلبات أو الاضطرار إلى إعادة الرسائل.
- في حال كان حجم المرفقات كبيراً فيمكنك مشاركتها عن طريق مواقع أخرى مع مراعاة الجوانب الأمنية في ذلك “يمكنك الرجوع إلى إدارة تقنية المعلومات لديك لوضع الحلول”.
* الخصوصية والأمان والسرية:
- حافظ على خصوصية الشركة بعدم اشراك أحد من خارجها في مراسلاتها الداخلية.
- حافظ كذلك على خصوصيات إداراتك ولا تشارك أحداً من الخارج مالم تقتض المهمة ذلك.
- أغلق بريدك أو على الأقل الشاشة في كل مرة تضطر لمغادرة مكتبك.
* قواعد الاستخدام العامة:
- قم بفحص بريدك بشكل يومي ولعدة مرات يومياً حسب الحاجة وحجم التواصل عبر البريد الإلكتروني.
- تجنب الإرسال قبل نهاية الدوام مباشرة مالم يكن هناك ضرورة لذلك لكي لاتتأخر المهمة عند المستقبل ويبدوا لأمر وكأنه تأخير من قبل المستقبل.
- لا تهمل أي رسالة وتأكد من الرد عليها مهما كانت نتيجة الرد.
- راجع رسائلك قبل إرسالها للتأكد من الصياغة والإملاء.
أتمنى لكم التوفيق..
هذا المُصنَّف مرخص بموجب رخصة المشاع الإبداعي نسب المصنف - غير تجاري 4.0 دولي.
