الأخطاء الشائعة في أعمال لجان التدقيق
علاء أبو نبعة - عمان الأردن
يعد وجود لجنة للتدقيق (منبثقة من مجلس إدارة المؤسسة) أحد السمات الرئيسية الدالة على تطبيق قواعد الحوكمة الرشيدة، حيث تعمل هذه اللجنة على ترسيخ ثقافة الالتزام والمساءلة داخل أي مؤسسة بغض النظر عن طبيعة نشاطها أو حجمها، وذلك من خلال تقديم تطمين معقول (Reasonable Assurance) (1) عن كفاءة وفاعلية أنظمة الرقابة الداخلية وإدارة المخاطر والحوكمة المطبقة في المؤسسة، بالإضافة إلى التأكد من استقلالية ونزاهة مراجع الحسابات الخارجي. ومن هذا المنطلق تقوم الجمعيات العامة للمساهمين أو مجالس إدارات المؤسسات (حسب أفضل الممارسات في الحوكمة) بتشكيل لجان للتدقيق منبثقة منها تتسق مع طبيعة نشاط المؤسسة من حيث عدد أعضائها أو الجدارات(2) الواجب توفرها في أعضائها، ولذلك الكثير من مدونات الحوكمة حول العالم سعت إلى تنظيم دور لجان التدقيق لتعظيم فاعليتها لأنها تعتبر أهم لجنة رقابية منبثقة من مجلس الإدارة.
يجب أن تلعب لجان التدقيق دوراً فاعلاً في التحقق من كفاءة وفاعلية أنظمة الرقابة الداخلية وإدارة المخاطر والحوكمة لمساعدة المؤسسة في تحقيق أهدافها وتعظيم مصالح جميع أصحاب المصالح وبالتالي تحقيق استدامتها. إلا أنه هناك بعض الأخطاء التي تقوم بها هذه اللجان والتي تؤثر سلباً على قدرتها في إتمام هذا الدور الهام. التالي جملة من الأخطاء الأكثر شيوعاً، والتي قمت بحصرها من خلال احتكاكي المباشر بالكثير من لجان التدقيق في عدد من الدول العربية ومن خلال التحدث مع العديد من الزملاء في المهنة:
أولاً: أخطاء في تشكيل اللجنة وعلاقتها مع باقي لجان المجلس:
يعد حسن تشكيل لجنة التدقيق أهم عامل في فاعلية اللجنة. ومن أكثر الأخطاء شيوعاً في تشكيل اللجنة:
- عدم وجود معايير واضحة للعضوية في اللجنة.
- عدم وجود أي دور للجنة الترشيحات والمكافآت في التوصية بقبول الترشيح وإعادة الترشيح لعضوية اللجنة، وفي التأكد من عدم انتفاء صفة الاستقلالية عن الأعضاء المستقلين في اللجنة.
- وجود عضو مجلس إدارة تنفيذي أو أي تنفيذي آخر أو حتى رئيس مجلس الإدارة في اللجنة(3).
- عدم مراعاة أن يكون العضو المستقل أو الأعضاء المستقلين في اللجنة مكملين لباقي الأعضاء(4) من ناحية الجدارات. مهم أن يكون لدى كل عضو في اللجنة معرفة جيدة بنظم الحوكمة وإدارة المخاطر والرقابة الداخلية وبالمؤسسة، ولكن ينبغي أن يكون لدى أحد الأعضاء على الأقل معرفة وافية بالمتطلبات المحاسبية ذات الصلة بنشاط المؤسسة. لمعالجة هذا الموضوع فرضت بعض البنوك المركزية على المؤسسات المالية وجود عضو في لجنة التدقيق لديه معرفة وخبرة بالقطاع المالي، وفرضت الكثير من هيئات أسواق المال حول العالم على الشركات المساهمة أن يكون أحد الأعضاء لديه معرفة وخبرة في المحاسبة والتدقيق الداخلي والمراجعة الخارجية.
- الاعتقاد بأن أصحاب الدراسات العليا في المحاسبة مناسبين لعضوية اللجنة، حتى لو لم يكن لديهم أي خبرة عملية. برأيي الخبرات المهنية والمعرفة الناتجة عنها في مجال التدقيق الداخلي ومراجعة الحسابات الخارجية والمحاسبة مختلفة عن المعرفة النظرية.
- عدم تنسيق أعمال اللجنة مع باقي اللجان الرقابية المنبثقة من مجلس الإدارة، مثل لجنة إدارة المخاطر ولجنة الامتثال والحوكمة وغيرها.
- عدم اعتماد ميثاق اللجنة من مجلس الإدارة أو الجمعية العامة للمساهمين أو عدم مراجعته وتحديثه بشكل دوري.
- قيام مدير التدقيق الداخلي بأمانة سر اللجنة. تصلني الكثير من الاستفسارات من الزملاء حول هذا الموضوع، وجوابي لهم أنه لا يوجد ما يمنع ذلك في الإطار المهني الدولي لممارسة التدقيق الداخلي (IPPF)، ولكن في رأيي عمل أمين السر هو عمل إداري، وله جدارات خاصة قامت بتحديدها الكثير من أنظمة الحوكمة حول العالم، وقد لا تكون موجودة لدى مدير التدقيق الداخلي. كذلك من المتوقع أن تجتمع اللجنة بدون حضور مدير التدقيق الداخلي لمناقشة مواضيع خاصة مع الإدارة التنفيذية أو مراجع الحسابات الخارجي، أو حتى لمناقشة مواضيع خاصة بنشاط التدقيق الداخلي ولا تتطلب حضور مدير التدقيق الداخلي مثل مناقشة تقييم أدائه.
ثانياً: أخطاء في علاقة اللجنة بالإدارة التنفيذية:
وجود علاقة جيدة بين لجنة التدقيق والإدارة التنفيذية مهم لكلا الطرفين. من الأخطاء التي قد تؤثر على العلاقة التنظيمية بينهما عدم مسائلة اللجنة للإدارة التنفيذية في المؤسسة عن ملاحظات التدقيق الداخلي التي لم يتم معالجتها أو تنفيذ التوصيات المصاحبة لها، وعدم تعامل اللجنة بموضوعية مع ملاحظات الإدارة التنفيذية على نشاط التدقيق الداخلي(5)، واتباع اسلوب "هذا ليس من شأننا" مع الإدارة التنفيذية والتنصل من المسؤوليات.
ثالثاً: أخطاء في علاقة اللجنة بنشاط التدقيق الداخلي ومدير التدقيق الداخلي:
من الأخطاء الشائعة في هذا السياق:
- عدم إدراك أعضاء اللجنة بأنهم المسؤولين عن فاعلية وكفاءة نشاط التدقيق الداخلي.
- عدم التأكد من تماشي خطط التدقيق الداخلي مع استراتيجية المؤسسة وتغطيتها لأبرز المخاطر التي تواجهها.
- عدم التأكد من فاعلية تنسيق أعمال نشاط التدقيق الداخلي مع باقي الإدارات الرقابية الداخلية في المؤسسة (إدارة المخاطر وإدارة الالتزام وإدارة الأمن وإدارة السلامة وغيرها).
- عدم معرفة منهجية عمل نشاط التدقيق الداخلي.
- عدم مساءلة مدير إدارة التدقيق الداخلي بشكل نقدي عن منجزات نشاط التدقيق الداخلي.
- التقصير في تسويق أهمية وجود نشاط مستقل للتدقيق الداخلي في المؤسسة لكل من مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية.
- عدم اعتماد ميثاق التدقيق الداخلي، أو عدم مراجعته وتحديثه بشكل دوري.
- عدم الاجتماع مع مدير إدارة التدقيق الداخلي بدون وجود ممثل للإدارة التنفيذية.
- عدم الاطلاع على واعتماد الخطة الاستراتيجية (وليس السنوية) لنشاط التدقيق الداخلي.
- السماح للإدارة التنفيذية بالتدخل في تعيين مدير إدارة التدقيق الداخلي وتعويضاته(6).
- عدم مراجعة واعتماد الموازنة السنوية لنشاط التدقيق الداخلي وتركها بيد الإدارة التنفيذية.
- عدم سؤال مدير إدارة التدقيق الداخلي بصراحة عن تقييمه الشخصي لمستوى استقلاليته عن الإدارة التنفيذية ومستوى تعاونها معه.
- عدم عمل تقييم دوري لنشاط التدقيق الداخلي من قبل اللجنة (على الأقل مرة كل سنة)، ومن طرف خارجي (على الأقل مرة كل خمس سنوات).
- الاعتماد بشكل كبير على مدير إدارة التدقيق الداخلي للقيام بواجبات ومسؤوليات اللجنة، والخلط الكبير وعدم فهم دور كل من مدير إدارة التدقيق الداخلي وسكرتير/أمين سر اللجنة.
- ضعف تفاعل اللجنة مع نتائج تقارير التدقيق الداخلي، أو عدم اتخاذ الاجراءات الملائمة بحق الجهات التي لا تتفاعل مع تقارير التدقيق الداخلي رغم المتابعات المستمرة من نشاط التدقيق الداخلي؛ الأمر الذي قد يؤدي إلى إحباط فريق التدقيق الداخلي وإضعاف دور نشاط التدقيق الداخلي في المؤسسة.
- العمل على قصقصة أجنحة نشاط التدقيق الداخلي بحجة التوفير في النفقات، وتناسي بأن هذا النشاط هو من يساعد اللجنة في القيام بمسؤولياتها على أكمل وجه تجاه المجلس والجمعية العمومية وباقي أصحاب المصالح. في النهاية أي قصور من نشاط التدقيق الداخلي ستتحمله لجنة التدقيق.
- الموافقة على مشاركة أي من موظفي إدارة التدقيق الداخلي في عضوية لجان التحقيق مع الموظفين الذين عليهم شبهة احتيال وظيفي (Occupational Fraud) (7).
- منع موظفي إدارة التدقيق الداخلي من العمل مع مختلف اللجان التشغيلية (بصفة عضو مراقب) بحجة تأثيرها السلبي على استقلالية نشاط التدقيق الداخلي.
- التدخل بشكل مباشر في تعيين المدققين الداخليين وفي تعويضاتهم وتقييم أدائهم وعدم ترك الأمر لمدير إدارة التدقيق الداخلي.
رابعاً: أخطاء في علاقة اللجنة بمراجع الحسابات الخارجي:
من الأخطاء الشائعة في علاقة اللجنة بمراجع الحسابات الخارجي:
- عدم الاجتماع الدوري مع مراجع الحسابات المستقل ومناقشة خطة العمل المعروضة، والتأكد من استقلاليته وموضوعيته، أو عدم الاجتماع معه إلا بوجود ممثل للإدارة التنفيذية، وعدم طرح أسئلة نقدية عليه. قلما نجد لجنة تدقيق تناقش بجدية مراجع الحسابات الخارجي برأيه وأسلوب عمله في تغطية تدقيق بعض العناصر الهامة كالاستثمارات ومخصصات الديون وتنفيذ بعض الاختبارات الهامة. تجدر الإشارة هنا إلى أنه من المهم الإدراك بأن تقديم مراجع الحسابات المستقل لأعمال استشارية للمؤسسة و/أو ترك عملية استقطاب عروض من مراجعي الحسابات والتفاوض حول الأتعاب للإدارة التنفيذية قد يؤثر على استقلالية مراجع الحسابات الخارجي.
- عدم الطلب من مراجع الحسابات الخارجي تقديم خطاب الإدارة (Management Letter Points)، ودراسة ملاحظاته على القوائم المالية للمؤسسة وعلى كفاية نظم الرقابة الداخلية ومتابعة ما اتخِذ بشأنها.
- عدم الإلمام بالمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية (IFRS) والمتطلبات الضريبية المختلفة وترك الموضوع بشكل كامل للإدارة التنفيذية ومراجع الحسابات الخارجي.
خامساً: أخطاء في اجتماعات اللجنة:
من الأخطاء الشائعة في اجتماعات اللجنة:
- قلة عدد اجتماعات اللجنة أو قِصر مدتها، أو ضعف الإعداد المسبق لها من قبل الأعضاء وعدم قراءة المعلومات المتعلقة بجدول الأعمال.
- عدم توثيق كافة الأمور التي تمت مناقشتها في محاضر اجتماعات اللجنة أو حتى عدم تدوين اعتراضات أو وجهات النظر الأخرى لأعضاء اللجنة على التوصيات/القرارات التي أخذت في الاجتماع، والاكتفاء فقط بتوثيق القرارات والتوصيات (من الخطأ الاعتقاد بأن توثيق مناقشة بعض الأمور الحساسة قد يضر بالمؤسسة).
- عدم رفع تقارير دورية عن أعمال اللجنة إلى مجلس الإدارة أو الجمعية العامة للمساهمين.
- التأخر في إعداد محاضر اجتماعات اللجنة مما قد يؤدي إلى نسيان الأعضاء لجانب مما دار في الاجتماع، أو حتى تأخر أعضاء اللجنة في مراجعة مسودة محضر الاجتماع أو تأخير الاعتماد حتى الاجتماع التالي والذي قد يكون بعد شهور.
سادساً: أخطاء أخرى:
- ترك عملية استقطاب العروض والتفاوض حول أتعاب الإسناد الخارجي (Outsourcing) لبعض أو كل مهام التدقيق الداخلي للإدارة التنفيذية.
- عدم متابعة مستجدات القوانين والتشريعات الصادرة والتي تخص نشاطات المؤسسة.
- عدم التركيز على أمن المعلومات ومخاطر تقنية المعلومات.
- عدم تبني أي آلية تتيح للعاملين في المؤسسة وباقي أصحاب المصالح تقديم ملاحظاتهم بسرية عن أي شيء غير نظامي أو غير أخلاقي، وعدم التحقق من فاعلية تطبيق هذه الآلية بإجراء تحقيق مستقل يتناسب مع حجم الخطأ أو التجاوز وتبني إجراءات متابعة مناسبة.
- عدم استغلال اللجنة لأبرز صلاحياتها في حق الاطلاع على سجلات المؤسسة ووثائقها، وطلب أي إيضاح أو بيان من أعضاء مجلس الإدارة أو الإدارة التنفيذية، والطلب من مجلس الإدارة دعوة الجمعية العامة للانعقاد إذا أعاق مجلس الإدارة عملها.
- التقصير في الإشراف على إجراءات إعداد التقارير المالية بما فيها الإشراف علـى السياسات والتقديرات والأحكام المحاسبية المستخدمة من قبل الإدارة التنفيذية في إعـداد التقـارير الماليـة، وعدم حصول اللجنة على فهم واضح للإجراءات المستخدمة مـن قبـل الإدارة والمتعلقة باتخاذ القرارات المحاسبية وتعديلها، وخصوصاً التي قد تؤثر بشكل مـادي فـي التقـارير المالية.
- التقصير في متابعة معالجة الملاحظات وتنفيذ التوصيات الواردة في تقارير الجهات الرقابية.
- التقصير في مراجعة العقود والتعاملات المقترح أن تجريها الشركة مع الأطراف ذوي العلاقة، وعدم تقديم مرئياتها حيال ذلك إلى مجلس الإدارة.
دور لجان التدقيق في تطور مستمر، وتركيزها على العناصر التاريخية في ظل تطور بيئة المخاطر وضخامة حجم المهام الملقـاة علـى عـاتق مجلس الادارة لم يعد كافياً. ولذلك عليها زيادة التركيز على التغيرات التنظيمية التي قد تؤثر على الرقابة الشاملة وعمليات إدارة المخاطر والامتثال للأنظمة والقوانين، ومساعدة مجلس الإدارة للقيام بدوره الإشرافي والرقابي على أداء الإدارة التنفيذية، ودعـم استقلالية مراقب الحسابات الخارجي وزيادة فاعلية نشاط التدقيق الداخلي ونظم الرقابـة الداخليـة.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
(1) الترجمة الشائعة لمصطلح "Assurance" هي تأكيد أو توكيد، وأنا لا أتفق معها لأنها توحي بتقديم تأكيد مطلق (Absolute Assurance) وليس تأكيد معقول.
(2) كلمة "جدارة" تشمل عادة المعرفة العلمية والخبرة العملية والمهارات والأخلاقيات.
(3) حسب أفضل الممارسات في الحوكمة؛ يفضل ألا يدخل رئيس مجلس الإدارة في عضوية أي لجنة منبثقة من المجلس.
(4) هذه النقطة تنطبق أيضاً على باقي اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة أو حتى على المجلس نفسه.
(5) تم استخدام كلمة "نشاط" لأنه يمكن تقديم خدمات التدقيق الداخلي من قبل إدارة أو وحدة مستقلة في المؤسسة أو من قبل طرف خارجي يتم التعاقد معه (Outsourcing) أو خليط بينهما.
(6) كلمة "تعويض" تشمل عادة الراتب والمكافآت والبدلات والعلاوات وباقي المزايا الوظيفية.
(7) في رأيي هذا عمل تنفيذي ويؤثر سلباً على موضوعية واستقلالية المدققين، بالإضافة إلى أن هذا العمل يتطلب مهارات وخبرات ومعارف خاصة قد لا تتوفر في المدقق الداخلي.
هذا المُصنَّف مرخص بموجب رخصة المشاع الإبداعي نسب المصنف - غير تجاري 4.0 دولي.
