دورة الشراء 'P2P

وليد الأحمري.. الرياض

تبدأ بشراء السلع أو الخدمات وتنتهي بدفع المبلغ للمورد.

تتضمن هذه الدورة عدة خطوات أساسية كما يلي:

1. تحديد الاحتياج (Requisition):

تبدأ العملية عندما يُحدد القسم المستفيدة؛ الحاجة إلى سلعة أو خدمة معينة. يقومون بإنشاء طلب شراء Purchase Request (PR) في النظام، وهو طلب رسمي للحصول على شيء ما.

2. اختيار المورد (Supplier Selection):

بعد الموافقة على طلب الشراء، يتم طرح طلبات الشراء عبر منصة معتمدة للجهة يتقدم من خلالها الموردين بتقديم عروض الاسعار وتختار الجهة المورد المناسب من خلال اللجان المعتمدة لديهم.
يتضمن عمل اللجان في فتح العروض وفحص العروض وتقييم الموردين المحتملين، والتفاوض على الأسعار والشروط، والموافقة على ترسية العقود او إلغاءها.

3. إنشاء أمر الشراء (PO Creation):

بعد اختيار المورد المناسب، يتم إصدار "أمر شراء" في النظام Purchase Order (PO) ، يحدد فيه تفاصيل الشراء، بما في ذلك العنصر أو الخدمة المطلوبة، والكمية، والسعر الإفرادي لكل وحدة ، وجدول التسليم. يعمل هذا الأمر كاتفاق ملزم بين المشتري والمورد.

4. استلام السلع (Good Receipt):

عند استلام البضائع، يقوم القسم أو الفرد المسؤول بفحصها للتأكد من تطابقها مع التفاصيل في أمر الشراء. إذا كان كل شيء على ما يرام، يتم إنشاء "أمر استلام" في النظام لتأكيد الاستلام Goods Received Note (GRN).

5. معالجة الفاتورة (Invoice Processing):

عند الاستلام الناجح للسلع أو الخدمات، يرسل المورد فاتورة للإدارة المالية للدفع. يقوم موظفو الحسابات بالتحقق من الفاتورة مقابل أمر الشراء PO وأمر الاستلام GRN، والتأكد من تطابقهم.

6. الموافقة والدفع (Approval and Payment):

يتم إرسال الفاتورة من خلال عملية الموافقة لضمان الامتثال لسياسات المنظمة المالية. بمجرد الموافقة، يتم الدفع للمورد، عادةً باتباع شروط الدفع المتفق عليها.

7. التسوية والتقارير (Reconciliation and Reporting):

بعد الدفع، تُسجل المعاملات المالية لضمان الدقة والامتثال للتقارير المالية. تُستخدم هذه البيانات أيضًا للتحليل وإعداد التقارير.

8. إدارة علاقات الموردين (Supplier Relation Management):

يتضمن عمل هذه الإدارة تحسين العلاقة المستمرة مع المورد والحفاظ على الجودة والأداء، والتفاوض على شروط أفضل للمعاملات المستقبلية.

تهدف عملية P2P إلى تحسين الكفاءة، وخفض التكاليف، وضمان الامتثال لسياسات الشراء. من خلال أتمتة هذه الخطوات، يمكن للمنشآت تحقيق تنظيم أفضل وشفافية أكبر في عملياتها.

مصدر البطاقة: Idar Nouti