5 خطوات لتنظيم الملفات

عبدالله بن علي - الدمام

 

جهاز الحاسب الشخصي يحوي ملفاتك، كم فقدت منها؟ وكم فقدت من الوقت بحثًا عنها؟

خماسية سريعة من صدارة ترشدك إلى طريقة تنظم ملفاتك، نحاول من خلالها (توفير الوقت) و(حفظ مستنداتك) و(الوصول بك إلى الاحترافية) في سهولة وأمان، فكن معنا في الخطوات التالية:

1. اختر المسار: اختر المسار (C,D,E,F)، وتحكمك في اختياره الملفات من حيث:

* النوع.

* الحجم.

* الأهمية.

وقد تضطر لاستخدام (هارد ديسك) خارجي، أو تحفظ ملفاتك في مسار آمن ضد (الفيروسات).

2. حدّد الفئات: بمعنى ماهي أنواع الملفات؟ (صوتية، صور، ترجمات، وثائق، جداول) وغير ذلك، صمم الفئات بحيث يمكنك الرجوع إليها المهم أن تمتاز بالتالي:

* متخصصة: كل فئة تهتم بنوع.

* شاملة: تفي باحتياجاتك وحجم العمل لديك.

3. حدّد الأقسام: داخل كل فئة (مجلد) سيكون هناك مجموعة أقسام (تصنفها بحسب رغبتك، على أساس التأريخ أو المهمة أو غير ذلك). المهم أن تكون:

* سهلة وواضحة الوصول عند البحث.

* مباشرة لمحتوى الملفات.

4. ضع أيقونة: الأمر هنا فيه تميز، ويدل على مهنية وخبرة، فاختر أيقوناتك (الصور الرمزية) بعناية؛ لأنها سترافقك لفترة قد تطول، المهم أن تحقق الأيقونات الآتي:

* سهولة التعرف عليها بالنظر.

* اللمسة الجمالية.

* اللمسة الاحترافية.

5. فهرس المحتوى: ننصحك باستخدام برنامج مهم مثل (الأكسل) يسهل عليك الرجوع للملف الذي تريد، ويحقق لك مايلي:

* عمل تحليل وإحصائيات للمحتويات.

* سهولة الوصول إلى الملف المطلوب.

* تحويل الفهرس إلى برنامج.

الملخص: الآن عليك أن ترتب ملفاتك.  وضعنا لك خمس خطوات تساعدك على ذلك وهي:

1. تعيين المسار.

2. تحديد الفئات.

3. تحديد الأقسام.

4. وضع أيقونة.

5. فهرسة المحتوى.

 

هذا المُصنَّف مرخص بموجب رخصة المشاع الإبداعي نسب المصنف - غير تجاري 4.0 دولي.